Programmabegeleiding HWBP-projecten
Een nauwe samenwerking tussen de beheerders en de programmadirectie is noodzakelijk om het Hoogwaterbeschermingsprogramma goed uit te voeren. Voor elke beheerder staat een begeleidingsteam vanuit de programmadirectie klaar om projecten te begeleiden.
Voorspelbaar en verrassingsvrij
Als alliantie willen wij het Hoogwaterbeschermingsprogramma op stabiele en voorspelbare wijze realiseren. Daarmee beperken wij vertraging, meerkosten en bestuurlijke discussies. Dat draagt bij aan het doel van het HWBP: alle primaire keringen op sobere en doelmatige wijze versterken voor 2050.
Hoe werkt begeleiding?
Een begeleidingsteam bestaat uit een programmabegeleider, een adviseur techniek en een adviseur beheersing. Bij begeleiding vindt afstemming plaats tussen projectteams van beheerders en begeleidingsteams van de programmadirectie.
Wij hebben als gezamenlijk doel om tot een goede samenwerkingsrelatie te komen, om slimme dijkversterkingen te realiseren en processen effectiever en efficiënter te laten verlopen. Deze aanpak biedt de mogelijkheid om tussentijds af te stemmen over:
- een projectaanpak, in relatie tot de complexiteit en het referentiekader
- ontwikkelingen (bijvoorbeeld kwaliteitsborging, duurzaamheid en ruimtelijke kwaliteit)
- voortgang van de projecten
- marktbenadering
- kennis (bijvoorbeeld leidraden, innovaties)
- voorbereiding van keuzes en besluiten
- subsidiabiliteit van bepaalde kosten
Ook draagt begeleiding bij aan de stabiliteit van het programma en de betrouwbaarheid van de programmascope.
Wij werken risicogestuurd. Dat wil zeggen dat wij bij projectfasen en faseovergangen projectspecifieke risico’s gebruiken als invalshoeken. In veel gevallen is informele afstemming tussen een projectteam en een begeleidingsteam voldoende. Soms is afstemming op directeurenniveau of formele vastlegging nodig.
Erik Jolink: “Er is een goede chemie”
Erik Jolink van Waterschap Hunze en Aa’s is tevreden over de begeleidingsaanpak. De projectmanager van het HWBP-innovatieproject Gras- en Kleibekleding zegt over een samenwerking: “Als projectteam moesten we in korte tijd subsidie aanvragen voor het vervolg op dit innovatieproject, zodat het lopende onderzoek geen vertraging zou oplopen."
"Dit hebben we vlot met het begeleidingsteam afgestemd. Nadat we duidelijke afspraken hadden over het plan van aanpak en de planning van de beoordeling van de subsidieaanvraag, verliep het subsidieverleningsproces uitermate goed. De subsidie was geregeld voordat de benodigde meetreeksen van het project startten.”
Jolink: “Wat meespeelt is dat er een goede chemie is tussen het waterschapteam en het begeleidingsteam: beide partijen willen dit innovatieproject soepel en snel opstarten. Er wordt met veel enthousiasme gewerkt aan het vergaren van kennis. Binnenkort gaan we als projectteam en begeleidingsteam samen een visje eten in Termunten.”
Lees het document met uitgebreide uitleg over de werkwijze van begeleiding
Wat is de begeleidingsagenda?
Wij werken samen aan de hand van een begeleidingsagenda. In de begeleidingsagenda staan de tussenproducten die bepalend zijn voor het eindresultaat. Per fase maakt het begeleidingsteam in overleg met het projectteam van de beheerder deze begeleidingsagenda op basis van de projectrisico’s. Tussentijds bespreken wij de agenda en tussenproducten.
Zo voorkomen wij als alliantie dat tussentijds het projectteam essentiële keuzes maakt waarvan onbekend is hoe dit in relatie staat tot de subsidieregeling. Het kan bijvoorbeeld verstandig zijn om tijdens de verkenningsfase een concept-voorkeursalternatief af te stemmen voordat deze bestuurlijk door gebiedspartijen wordt vastgesteld.
Bekijk het format voor de begeleidingsagenda
Wijnand Jelier: “De investering in gesprekken zal zich uitbetalen”
Wijnand Jelier is manager projectbeheersing bij Waterschap Rivierenland. Hij werkt aan het dijkversterkingsproject Wolferen-Sprok en gelooft in de kracht van de begeleidingsagenda.
"De begeleidingsagenda maakt het gesprek over potentiële issues en kansen mogelijk. Daarmee blijven potentiële issues, potentieel. Want zowel het projectteam als het begeleidingsteam weten in vroeg stadium wat wel mogelijk is en wat niet. Ik ben ervan overtuigd dat deze investering in gesprekken over issues en kansen zich zal uitbetalen in een voorspelbaarder en sneller subsidieverleningsproces.”
Wat is het resultaat van begeleiding?
Door deze vorm van begeleiding:
- zijn waterschappen en de programmadirectie beter op de hoogte van ontwikkelingen binnen de alliantie en projectvoortgang.
- kunnen slimmere dijkversterkingen gerealiseerd worden
- zijn er minder verrassingen bij bijvoorbeeld subsidieaanvragen
Wat betekent dit voor mijn project?
Tijdens de voorbereiding of uitvoering van een projectfase kun je als beheerder vragen hebben aan de programmadirectie over bijvoorbeeld:
- het Hoogwaterbeschermingsprogramma in het algemeen
- verantwoording en rapportages
- kennisontwikkeling
- kwaliteitsborging
- subsidiabiliteit van bepaalde kosten
Zoek eerst op de website om te kijken of je het antwoord kunt vinden. Als dat niet leidt tot een passend antwoord, neem dan contract op met een van de programmabegeleiders.
Ook kun je een bepaalde projectaanpak bespreken. Dat kan bijvoorbeeld gaan over inhoudelijke uitgangspunten, de inkoopstrategie of beheersaspecten. Het zijn bij uitstek onderwerpen om in een vroeg stadium te bespreken tussen een projectteam en een begeleidingsteam.
Daarnaast werkt het HWBP met het referentiekader projectaanpak en kan gebruik gemaakt worden van een handige rekentool. Hiermee kan, voorafgaand aan het opstellen van het Plan van Aanpak, een inschatting worden gemaakt van het kostenniveau van het project, ter ondersteuning van de subsidiabiliteit (doelmatigheid).
De alliantieprincipes transparantie, best for program, solidair en voorspelbaar zijn de uitgangspunten bij het werken in de alliantie.
Heb je een vraag of wil je een bepaalde aanpak afstemmen? Neem dan contact op met één van de programmabegeleiders.
Wat doet de programmadirectie HWBP?
De programmadirectie HWBP heeft een regisserende, faciliterende en toetsende rol in de uitvoering van het Hoogwaterbeschermingsprogramma. De begeleidingsaanpak voorziet de programmadirectie van accurate voortgangs- programmerings- en sturingsinformatie van projecten en het programma; zoals over scope, kosten en planning. Bovendien krijgt de programmadirectie een goed beeld van de technische uitwerking. Zo kan de programmadirectie inschatten of de gekozen aanpak leidt tot een sobere en doelmatige dijkversterking.
Begeleiding in ontwikkeling
De begeleidingsaanpak is in ontwikkeling. De programmadirectie stelt terugkoppeling over de werking erg op prijs. Projectteams en begeleidingsteams kunnen eventuele aandachtspunten samen bespreken. Als het nodig en gewenst is, passen wij samen onze werkwijze aan. Dit past bij de ambitie het HWBP om werkprocessen te blijven evalueren, verbeteren en doorontwikkelen.
Heb je aandachtspunten voor de werkwijze begeleiding? Laat het dan weten aan één van de programmabegeleiders.