Programmabegeleiding HWBP-projecten

Voorspelbaar en verrassingsvrij

Als alliantie willen wij het Hoogwaterbeschermingsprogramma op stabiele en voorspelbare wijze realiseren. Daarmee beperken wij vertraging, meerkosten en bestuurlijke discussies. Dat draagt bij aan het doel van het HWBP: alle primaire keringen op sobere en doelmatige wijze versterken voor 2050. Door te werken met programmabegeleiding is er tijdig zicht op projectspecifieke risico’s én zijn er minder verrassingen als we toetsen bij faseovergangen.

Hoe werkt begeleiding?

Een begeleidingsteam bestaat uit een programmabegeleider, een adviseur techniek en een adviseur beheersing. Bij begeleiding vindt  regelmatig afstemming plaats tussen projectteams van beheerders en begeleidingsteams van de programmadirectie.

De begeleidingsaanpak voorziet de programmadirectie van accurate voortgangs- programmerings- en sturingsinformatie van projecten en het programma; zoals over scope, kosten en planning. Bovendien krijgt de programmadirectie een goed beeld van de technische uitwerking. Zo kan het begeleidingsteam inschatten of de gekozen aanpak leidt tot een sobere en doelmatige dijkversterking. De beheerder ontvangt via het begeleidingsteam informatie over ontwikkelingen binnen de alliantie en kan worden ondersteund bij hulpvragen.

Met deze aanpak kunnen we tussentijds afstemmen over:

• een projectaanpak, in relatie tot de complexiteit en het referentiekader
• ontwikkelingen (bijvoorbeeld kwaliteitsborging, duurzaamheid en ruimtelijke kwaliteit)
• voortgang van de projecten
• marktbenadering
• kennis (bijvoorbeeld leidraden, innovaties)
• voorbereiding van keuzes en besluiten
• subsidiabiliteit van bepaalde kosten

De begeleidingsteams en projectteams bepalen samen de begeleidingsagenda én de frequentie van contact. Begeleiding is risicogestuurd. Dat wil zeggen dat wij bij projectfasen en faseovergangen projectspecifieke risico’s als invalshoek gebruiken. In veel gevallen is informele afstemming tussen een projectteam en een begeleidingsteam voldoende. Soms is afstemming op directeurenniveau of formele vastlegging nodig.

Wat is het resultaat van begeleiding?

Door deze vorm van begeleiding:

• zijn waterschappen beter op de hoogte van de ontwikkelingen in de alliantie en kent de programmadirectie de projectvoortgang. 
• kunnen slimmere dijkversterkingen gerealiseerd worden
• zijn er minder verrassingen bij bijvoorbeeld subsidieaanvragen

Wat betekent dit voor mijn project?

Tijdens de voorbereiding of uitvoering van een projectfase kun je als beheerder vragen hebben aan de programmadirectie over bijvoorbeeld:

• het Hoogwaterbeschermingsprogramma in het algemeen
• verantwoording en rapportages
• kennisontwikkeling
• kwaliteitsborging
• subsidiabiliteit van bepaalde kosten
• Innovaties en duurzaamheid

Ook kun je een bepaalde projectaanpak bespreken. Dat kan bijvoorbeeld gaan over inhoudelijke uitgangspunten, de inkoopstrategie of beheersaspecten. Het zijn bij uitstek onderwerpen om in een vroeg stadium te bespreken tussen een projectteam en een begeleidingsteam.

Daarnaast werkt het HWBP met het referentiekader projectaanpak en kan gebruik gemaakt worden van een handige rekentool. Hiermee kan, voorafgaand aan het opstellen van het Plan van Aanpak, een inschatting worden gemaakt van het kostenniveau van het project, ter ondersteuning van de subsidiabiliteit (doelmatigheid).

Begeleiding continu in ontwikkeling

De begeleidingsaanpak is constant in ontwikkeling. De samenwerking tussen de begeleidingsteams van de programmadirectie van het HWBP en de projectteams van de waterschappen wordt op die manier steeds verder verbeterd.  

De eerste 10 jaar dat het HWBP inmiddels bestaat, is veel ervaring opgedaan met begeleiden en toetsen. Om deze ervaringen verder te vertalen, is de begeleidingsaanpak 2.0 gestart. Een aantal werkwijzen en producten daaruit is in 2023 verder gestandaardiseerd. Daarnaast zijn er producten ontworpen die het proces en de samenwerking nog verder vergemakkelijken: 

• Begeleidingsagenda
  Gespreksleidraad tussen programmadirectie en waterschap. Rond nieuwe issues, maar bijvoorbeeld ook rond kennisuitwisseling of het in kaart brengen van risico’s. Deze is op te vragen bij het begeleidingsteam.
• Workshop 'Inleven in elkaars rol'
  In deze workshop worden oefeningen aangereikt om patronen te doorbreken, de wijze van bevragen te veranderen en gedachten over de situatie en intenties van de ander bij te stellen. Het speelt in op de ‘ladder van effectief samenwerken’ Het is nodig om elkaar te kennen en in lastige situaties te begrijpen, waarderen en vertrouwen. Soms is het handig om een stapje terug te doen en te investeren. 
• Directeurenagenda
  Een standaard agenda voor het directeurenoverleg. Het helpt om het gesprek te structureren en het op (waterschap) programmaniveau te voeren. 
• Jaarkalender
  Een jaarkalender helpt om de voorspelbaarheid en het inzicht in elkaars dagelijkse werkelijkheid te vergroten. Het bestaat uit een overzicht van de interactiemomenten tussen waterschappen en programmadirectie die losstaan van het subsidieproces. Ze worden door diverse professionals ingevuld en gaan over diverse zaken, zoals contact programmabestuur, verantwoorden, programmeren, kennis en innovatie. 

> Naar de hoofdpagina 'Werkwijze'