Binnen de alliantie van het Hoogwaterbeschermingsprogramma (HWBP) gebruiken wij de ingangstoets om de stabiliteit van het programma te verhogen. Elk HWBP-project heeft een afgeronde beoordeling en een ingangstoets nodig om op het HWBP-programma te komen. Op deze pagina leggen wij de werkwijze uit.
Opbouw ingangstoets
De ingangstoets bestaat uit drie stappen:
- Een gesprek waarin het waterschap en de programmadirectie HWBP samen met de voorzitter van de ingangstoets afspreken hoe de ingangstoets het beste aansluit bij het project en op welke wijze deze vorm krijgt (hoeveel werkateliers en benodigde expertises).
- De programmadirectie HWBP wijst een voorzitter aan, na consultatie van Adviesteam Dijkontwerp en Deltares.
In werkateliers spreken het expertteam en het waterschap elkaar om risico’s rondom veiligheidsopgave, omgevingsopgave en projectbeheersing te identificeren. Het expertteam bestaat uit onafhankelijke experts en wordt samengesteld uit verschillende poules van deskundigen:
- Expertise rondom projectbeheersing is beschikbaar bij de projectbeheersers in de begeleidingsteams van de programmadirectie HWBP.
- Experts rondom omgevingsopgave worden gezocht in de community omgevingsmanagement van het HWBP.
- Deltares en Adviesteam Dijkontwerp stellen experts rondom veiligheids-/versterkingsopgave beschikbaar.
Het expertteam legt de bevindingen uit de vast in een advies aan de programmadirectie HWBP. Op basis van dit advies maakt de programmadirectie afspraken met waterschap voor programmering van het project.
De infographic toont een proces voor de ingangstoets van een project binnen het HWBP, van aanmelding tot besluit. Het schema is opgebouwd uit drie hoofdonderdelen: Startgesprek, Werkatelier en Besluit, met daarnaast toelichtende tekstblokken over rollen en verantwoordelijkheden.
Bovenaan staat een rood kader met de tekst “Project wordt aangemeld bij HWBP”. Rechts daarvan staat een blauw kader met de tekst “Beheerder meldt het project aan”.
Startgesprek
Het proces begint in het onderdeel Startgesprek. Eerst wordt de vraag gesteld: “Wat zijn de kenmerken van het project?” Daarna volgt de beslisvraag: “Zijn er risico’s in de projectscope?”
- Bij nee loopt een rode pijl naar beneden, waarmee wordt aangegeven dat het proces zonder verdere verdieping doorgaat richting besluit.
- Bij ja loopt een groene pijl omlaag naar de vervolgvraag: “Welke expertise is nodig en in welke periode is een ingangstoets gewenst?”
Rechts van dit deel staat een toelichting: “Beheerder en programmabegeleider bespreken het proces van ingangstoets (hoe, wanneer en welke expertise nodig is).”
Werkatelier
Na het startgesprek volgt het onderdeel Werkatelier.
De eerste stap is “Informatie verzamelen”, gevolgd door de vraag: “Is er voldoende informatie beschikbaar?”
- Bij nee loopt een rode pijl terug omhoog naar Informatie verzamelen, wat aangeeft dat eerst aanvullende informatie nodig is.
- Bij ja loopt een groene pijl omlaag naar “Sessie 1: Inventariseren projectrisico’s.”
Daarna volgt de vraag: “Zijn risico’s duidelijk en beheerst?”
- Bij ja loopt een groene pijl verder naar beneden.
- Bij nee loopt een rode pijl omlaag naar “Sessie 2: Analyseren significante risico’s en definiëren beheersmaatregelen.”
Na deze sessie volgt de stap: “Onafhankelijk advies risico’s projectscope en beheersmaatregelen.”
Rechts van het werkatelier staan toelichtende tekstblokken:
- “Deltares en Adviesteam Dijkontwerp organiseren een werkatelier met experts, beheerder en programmabegeleider.”
- “Conceptrapportage wordt voorgelegd en eventueel besproken met beheerder en programmabegeleider.”
Besluit
Het proces eindigt in het onderdeel Besluit. Hier staat de stap: “Programmadirectie maakt afspraken met beheerder over programmering project.”
Rechts daarvan staat het afsluitende besluitkader: “Programmadirectie HWBP besluit over toegang project tot het programma.”
De infographic laat zien dat het proces meerdere beslismomenten kent, waarbij groene pijlen een positief antwoord en voortgang aangeven en rode pijlen wijzen op terugkoppeling, aanvullende analyse of een alternatieve route. Het schema maakt inzichtelijk hoe risico’s stapsgewijs worden beoordeeld voordat een project wordt toegelaten tot het HWBP-programma.
De conclusies en aanbevelingen uit stap 2 kunnen door het project worden gebruikt voor nadere projectdefinitie, invulling van voorverkenning of opstellen plan van aanpak voor verkenningsfase.
Randvoorwaarden voor afname ingangstoets
Voor de ingangstoets hebben alle betrokken partijen informatie nodig over de versterkings- en omgevingsopgave. Deze leggen wij uit op de pagina over de Ingangstoets HWBP programma.
De versterkingsopgave is meer dan de veiligheidsopgave uit de beoordeling. In de handreiking trajectaanpak (Unie van Waterschappen) is aangegeven welke afwegingen van belang zijn voor een projectdefinitie. In de handreiking verkenning is aangegeven hoe de versterkings- en omgevingsopgave kunnen worden bepaald. Voor het bepalen van de projectdefinitie is het volgen van een trajectaanpak overigens niet verplicht.
Voor een succesvolle werksessie is meer informatie nodig dan een beoordelingsrapportage en lijst met omgevingsinitiatieven.
Wanneer doel van het versterkingsproject niet helder is (na startgesprek) of onvoldoende informatie beschikbaar is (na voorbereiding), kunnen de betrokken partijen ervoor kiezen om de ingangstoets af te breken of uit te stellen.
Verschillende vormen voor de ingangstoets
Ingangstoetsen zijn maatwerk en variëren per project. We maken onderscheid tussen type A, B of C ingangstoets. Het onderscheid zit met name in het aantal werksessies (respectievelijk 1, 2 of 3 werksessies) en of deze online/fysiek wordt uitgevoerd. Tijdens het startgesprek bepalen het expertteam en het waterschap voor welk type ingangstoets zij kiezen.
De ingangstoets kan ook parallel aan de projectdefinitie en trajectaanpak worden uitgevoerd. De inventarisatie van risico’s over versterkings- en omgevingsopgave vindt dan in een werksessie aan het begin van de projectdefinitie plaats. Tijdens deze sessie worden, op basis van resultaten uit beoordeling en een eerste inventarisatie van ontwikkelingen in de omgeving, door experts aanbevelingen gedaan over (extra) benodigde informatie voor projectscope. Wanneer deze informatie beschikbaar is, kunnen in een tweede sessie maatgevende scope risico’s uitgewerkt.
Er zijn drie elementen die in een werksessie aan de orde komen:
- inventarisatie risico’s
- analyse risico’s
- oordeelsvorming
Deze elementen kunnen verspreid over meerdere werkateliers plaatsvinden en op verschillende manieren worden bediscussieerd (op locatie, online, schriftelijk). De discussies kunnen integraal of per discipline/expertise worden gevoerd.