Hoe beter een project is voorbereid, hoe kleiner de kans op vertragingen en kostenstijgingen tijdens de uitvoering. Dit thema richt zich op het verbeteren van de projectvoorbereiding, zodat projecten stabieler starten en verlopen.
Wat is de uitdaging?
Projectmijlpalen lopen regelmatig vertraging op. Daardoor moeten nieuwe projecten wachten of moeten waterschappen voorfinancieren. Een belangrijke oorzaak is dat de scope bij de start niet altijd voldoende duidelijk is. Dit leidt tot wijzigingen en kostenstijgingen tijdens de uitvoering, wat het programma onder druk zet.
Wat hebben we afgesproken?
Projecten doorlopen voortaan een verplichte voorverkenning voordat ze worden geprogrammeerd, tenzij het projectbeeld al voldoende duidelijk is volgens de programmadirectie. Aan het einde van de fase wordt de scope gezamenlijk vastgesteld, gevolgd door een go/no-go moment. Daarna wordt het project volledig en zonder onderbreking geprogrammeerd.
Het referentiekader wordt geactualiseerd. In plaats van vaste complexiteitsklassen wordt voortaan gewerkt met vergelijkbare projecten op basis van kenmerken. Dit geeft een realistische bandbreedte als basis voor de bindende afspraken tussen begeleidingsteam en project.
Daarnaast wordt de fastlane-procedure verbeterd en verbreed. Projecten met een voorspelbare en beheersbare opgave kunnen hierdoor sneller en met minder administratieve lasten worden uitgevoerd.
Wat betekent dit in de praktijk?
Projecten komen beter voorbereid op het programma. Dat vermindert het aantal vertragingen en onverwachte kostenstijgingen. Waterschappen hebben meer duidelijkheid vooraf en de programmadirectie kan beter sturen op het geheel. Goed presterende projecten profiteren van een eenvoudiger begeleidingstraject met minder administratieve lasten.