Verlenen en vaststellen subsidies

Op deze pagina komen de volgende onderwerpen aan bod:

• Een uitleg over het moment van indienen van de subsidieaanvraag voor verlenen en vaststellen en hoe deze samenhangen
• Een beschrijving van de eindverantwoording (verantwoordingsrapportage) die door een project wordt opgesteld aan het einde van de fase.
• Een uitleg over de informatie die in een aanvraagbrief voor de subsidievaststelling en subsidieverlening moet staan.

Moment van indienen aanvraag

1. Tegelijk: De aanvraag voor vaststelling van de subsidie van de afgeronde fase, wordt bij voorkeur tegelijk ingediend met de subsidieaanvraag voor het verlenen van de volgende fase. Op deze wijze kan de integraliteit tussen de fases het beste worden beoordeeld. Ook kan worden beoordeeld of er activiteiten van de afgeronde fase zijn doorgeschoven naar de volgende fase en/of correct zijn verrekend.
2. 6 maanden: Zowel de aanvraag voor subsidievaststelling als de aanvraag voor subsidieverlening van de vervolgfase wordt uiterlijk 6 maanden nadat het hoofdproduct is opgeleverd ingediend.

Afwijken is mogelijk middels een officieel verzoek hiertoe (comply or explain).

NB. Bij de overgang tussen voorverkenning en verkenning is expliciet in de regeling opgenomen dat de aanvraag voor vaststelling van de voorverkenning ontvangen moet zijn voordat de subsidie voor de verkenning verleend kan worden. Hier geldt derhalve geen comply or explain.

Toelichting

De samenhang tussen de projectfases en de subsidie kan het beste geborgd worden als de aanvraag voor subsidievaststelling van de afgeronde fase tegelijk wordt ingediend met de aanvraag voor subsidieverlening voor de volgende fase.

• Het kan voorkomen dat het gezamenlijk aanvragen van de subsidieverlening en subsidievaststelling tot bezwaren leidt vanuit het project. Daarom kan onderbouwd worden afgeweken van het tegelijk indienen (comply or explain). Het project stemt hierover tijdig af met het begeleidingsteam van de PD HWBP.
• De aanvraag voor subsidievaststelling van de realisatiefase dient binnen 6 maanden na voltooiing van de fase plaats te vinden. Klik door voor meer informatie over het vaststellen van de subsidie voor de realisatiefase.

Inhoud eindverantwoording (verantwoordingsrapportage)

Na afronding van een projectfase legt een project verantwoording af over de behaalde resultaten en uitgevoerde activiteiten. Het doel hiervan is te kunnen bepalen of de resultaten en activiteiten waarvoor subsidie verleend is, ook zijn geleverd en uitgevoerd.

Het moment van de eindverantwoording wordt ook benut als reflectiemoment, om het lerend vermogen van de alliantie te vergroten. Hieronder wordt per fase benoemd welke onderwerpen opgenomen dienen te worden in de eindverantwoording. Het detailniveau van de eindverantwoording is onderwerp van gesprek tussen het begeleidingsteam en het projectteam.

Vereisten aan aanvraagbrief subsidieverlening en –vaststelling

De volgende onderdelen dienen opgenomen te zijn in een aanvraagbrief voor subsidieverlening en -vaststelling.

Subsidieverlening	Subsidievaststelling
Adressering: Aan de minister van Infrastructuur en Waterstaat V. Karremans Hoogwaterbeschermingsprogramma Postbus 2232 3500 GE Utrecht	Adressering: Aan  de minister van Infrastructuur en Waterstaat V. Karremans Hoogwaterbeschermingsprogramma Postbus 2232 3500 GE Utrecht
Projectcode en projectnaam	Projectcode en projectnaam
n.v.t.	Kenmerk en datum van de ontvangen subsidiebeschikking, waarop aanvraag tot vaststelling van toepassing is
Fase waarvoor subsidie wordt gevraagd	Fase waarvoor subsidievaststelling wordt gevraagd
Het programma waarop het project vermeld staat	Het programma waarop het project vermeld stond
Verwijzing naar Plan van aanpak, datum en  kenmerk	Verwijzing naar de mee te sturen  eindverantwoording over de activiteiten/resultaten van de afgelopen fase en het oorspronkelijke plan van aanpak (zie voor inhoud eindverantwoording de tekst hierboven)
De scope van het project (aantal meters dijkversterking en aantal kunstwerken), indien van toepassing aangeven als er iets bijzonders aan de hand is met de scope, bv tussenvakken of nog niet beoordeelde trajecten	de scope van het project (aantal meters en aantal kunstwerken), indien van toepassing aangeven als er iets bijzonders aan de hand is met de scope
De hoogte van het aangevraagde subsidiebedrag	Bedrag gerealiseerde kosten van de projectfase (voortvloeiend vanuit aanbevelingen evaluatie van de Regeling).
Welk voorschot aangevraagd wordt (bedrag(en) en jaartal(len))	De hoogte van het vast te stellen subsidiebedrag, indien van toepassing aangeven waarom vast te stellen subsidiebedrag afwijkt van subsidieverlening
Indien van toepassing: Aanvraag indexering (conform gewijzigde subsidieregeling per 1 april 2021)	Indien bij de subsidieverlening verzocht is gebruik te maken van de mogelijkheid tot indexering: aangeven of er bij de subsidievaststelling indexering gewenst is.
Planning op hoofdlijnen	Welke voorschotten ontvangen zijn (bedrag(en) en jaartal(len))
Welke resultaten in de fase bereikt worden	Datum fase afgerond, indien van toepassing onderbouwen waarom is afgeweken van de indieningstermijn van 6 maanden na beëindiging fase voor de vaststelling van de subsidie
(Bestuurlijke) ondertekening, conform mandaatregels waterschap	Verwijzen naar eindverantwoording over welke resultaten in de fase bereikt zijn, indien van toepassing aangeven waarom deze afwijken van vooraf opgegeven te bereiken resultaten en wat dit betekent voor het subsidiebedrag
n.v.t.	(Bestuurlijke) ondertekening, conform mandaatregels waterschap

Meer weten over subsidieaanvraag?

Neem contact op met de programmabegeleider van de programmadirectie.