In de subsidieregeling zijn termijnen opgenomen, waarbinnen waterschappen bepaalde informatie delen met de programmadirectie. Op deze pagina leggen we de werkwijze uit hoe we zorgen dat we deze termijnen halen. Zo zijn verwachtingen helderder en is het prettig samenwerken.
De termijnen in de subsidieregeling (officieel: Regeling Subsidies Hoogwaterbescherming) gaan bijvoorbeeld over het moment wanneer een vaststelling ingediend wordt, wanneer een aanbestedingsresultaat gedeeld wordt of wanneer een jaarverantwoording (bij innovaties) ingediend wordt.
Scope
De heldere afspraken hebben we verwoord in de 'Handreiking afwijking vereisten uit de regeling t.a.v. moment van indiening'. Dat is uitleg over de juridische basis. Op deze pagina geven we een toelichting op de interactie en werkwijze tussen waterschappen en de programmadirectie om termijnen het halen. Daarmee sluit het aan bij de behoefte van waterschappen en de programmadirectie.
Deze werkwijze gaat niet over het proces aanbestedingsresultaat en het proces jaarverantwoording.
Werkwijze
In het Plan van Aanpak van een fase wordt beschreven:
Wanneer het hoofdproduct gereed is. Bij een verkenning betreft dit een VKA. Bij een planuitwerking is dit een door de provincie goedgekeurd PPWW/PB (geldt niet voor C-keringen en bij innovaties). Bij een realisatie gaat het om een maatregel die uitgevoerd is; over het algemeen voldoet de dijk daarna aan de waterveiligheidsnorm.
Welke eindactiviteit of eindresultaat beschouwd wordt als einde van de fase. Het moment van afronding van de eindactiviteit of het eindresultaat (mogelijk het PvA van de volgende fase) is de start van de 6 maanden termijn waarbinnen de vaststelling aangevraagd dient te worden.
Een planning (deterministisch en probabilistisch) met daarin o.a. het moment dat het hoofdproduct gereed is, wanneer de eindactiviteit of het eindresultaat is afgerond en het moment van de aanvraag tot vaststelling.
Afspraken over het moment van de aanvraag van de vaststelling incl. de eindverantwoording en het moment van de aanvraag voor de volgende fase (deterministisch en probabilistisch).
Op welke wijze de eindverantwoording plaatsvindt; bijvoorbeeld op basis van een overzicht van de in het plan van aanpak opgenomen activiteiten en resultaten en de uitgevoerde activiteiten en geleverde resultaten.
In een Plan van Aanpak realisatiefase wordt ook beschreven wanneer de belangrijkste werkzaamheden afgerond zijn en hoe omgegaan wordt met afspraken over de restwerkzaamheden indien van toepassing. Afspraken over afronding van doorlopende activiteiten worden vastgelegd in een werkdocument, Indien van toepassing kan opgenomen worden dat ‘oplevering en overdracht in één dag’ plaatsvindt.
Interactie
Door expliciet met elkaar aan het begin van een fase te bespreken hoe en wanneer de fase afgerond is en wanneer de vaststelling aangevraagd wordt, kunnen verwachtingen vanuit projectteam en programmadirectie op elkaar afgestemd worden en worden afspraken hierover goed vastgelegd in het plan van aanpak.
Het projectteam en het begeleidingsteam hebben regulier contact over de voortgang van het project en maken afspraken. Bijvoorbeeld over hoe er met de gevolgen van Corona, PFAS en PAS omgegaan wordt bij de eindverantwoording en vaststelling van de fase.
Aandachtspunten bij het maken van de afspraken zijn:
Zijn de afspraken duidelijk voor iedereen en is iedereen op hoogte?
Hoe (uniform) en waar leggen we de afspraken vast? (schriftelijk/centraal)
Wat is de status van de afspraken bij de toetsing? (hardheid)
Hoe gaan we met elkaar om en verwachtingenmanagement (houding/verantwoordelijkheden)
Op wel niveau worden de afspraken vastgelegd (BGT-PT, op directieniveau)?
Tussentijdse afspraken worden vastgelegd in de begeleidingsagenda (gezamenlijk werkdocument PT en BGT). Ook kunnen goede voorbeelden van eindrapportages uitgewisseld worden tussen het projectteam en het begeleidingsteam. Zodra de fase afgerond is, wordt dit gemeld door het projectteam en vastgelegd. Het projectteam en het begeleidingsteam maken, binnen de kaders van de verleende subsidie, afspraken over het proces tot aanvraag vaststelling (o.a. planning met concept aanvraag en definitieve aanvraag).
Interactie
Door met elkaar tijdens een fase te bespreken hoe afspraken vastgelegd worden en welke status afspraken hebben, worden verwachtingen vanuit een waterschap en de programmadirectie duidelijker.
Een concept aanvraag wordt vroegtijdig afgestemd tussen het projectteam en het begeleidingsteam. Op deze pagina 'Verlenen en vaststellen subsidies' staat welke onderwerpen opgenomen dienen te worden in de eindverantwoording. Het detailniveau van de eindverantwoording is onderwerp van gesprek tussen het begeleidingsteam en het projectteam. Het detailniveau kan tijdens stap 3 besproken worden maar ook in eerdere stappen.
Het waterschap vraagt binnen zes maanden na het afronden van het eindresultaat een vaststelling van de subsidie voor de fase aan (de termijn van zes maanden start na het afronden van het eindresultaat).
Lees meer over de afronding en de vaststelling van de realisatiefase op de pagina 'Einde project & subsidie'.
Als een termijn niet gehaald wordt vraagt het waterschap vóór het verlopen van de termijn schriftelijk uitstel, inclusief redenen van uitstel en een nieuwe datum, aan de programmadirectie. De programmadirectie reageert schriftelijk.
Interactie
Doordat aan het begin en tijdens de fase aandacht is voor het moment van einde fase en vaststelling blijft de indiening van de aanvraag tot vaststelling beter in beeld en weet het waterschap hoe te handelen wanneer de termijn van 6 maanden overschreden wordt.
De programmadirectie toetst de aanvraag tot vaststelling binnen 8 weken en stelt de subsidie vast.
Interactie
Doordat aan het begin en tijdens de fase aandacht is voor het moment van einde fase en vaststelling blijft de indiening van de aanvraag tot vaststelling beter in beeld en kan de toets op de aanvraag tot subsidievaststelling op tijd plaatsvinden.
Totstandkoming werkwijze en handreiking
In een multidisciplinaire werkgroep van de alliantie zijn in 2022 de uitgangspunten in de regeling en informatie op de website van het HWBP in beeld gebracht en is een werkwijze ontwikkeld die de interactie tussen waterschappen en de programmadirectie rondom eindverantwoordingen beschrijft.
De werkgroep bestond uit verschillende dijkwerkers van Hollands Noorderkwartier, Limburg, Rivierenland, Drents-Overijsselse Delta en de programmadirectie HWBP.
