Werkwijzer contractmanagement HWBP

Doel

Met de werkwijzer wordt het contractmanagement op een (meer) uniforme, voorspelbare en kwalitatief hoogwaardige manier ingevuld. En is contractmanagement aantoonbaar sober, doelmatig en beheerst, zodat het subsidieproces voor dit onderdeel soepel verloopt.

Voor wie

De werkwijzer is vooral bedoeld voor contractmanagers van projectteams bij de waterschappen en voor de begeleidingsteams (BGT) van de programmadirectie HWBP. Verder is de werkwijzer behulpzaam voor iedereen die in aanraking komt met HWBP-contractmanagement. Denk aan (IPM)projectteams, programmateamleden, ambtelijke opdrachtgevers, inkopers, etc.

Door wie

De werkwijzer is een mooi voorbeeld van een integrale ‘best for program’ alliantie samenwerking. Zowel contractmanagementexperts van waterschappen, als de programmadirectie HWBP, en deskundigen vanuit programmabegeleiding, projectbeheersing en techniek hebben input geleverd.

Uitgangspunt

De werkwijzer wordt altijd toegepast tenzij er een goede reden is om hiervan af te wijken. Zo is er ruimte voor maatwerk (binnen de kaders van de subsidieregeling) als dat geschikter is voor het behalen van de doelstellingen.

Onderwerpen

• Het kader (wettelijk/subsidie) voor contractmanagement
• De rolafbakeningen en verantwoordelijkheidsverdeling tussen waterschappen en de programmadirectie HWBP.
• Introductie van het uniform HWBP-contractmanagementproces met documenten.
• Hoe dit proces te doorlopen bij verschillende marktbenaderingsstrategieën én wat dat betekent voor het subsidieproces.
• De werking van de begeleidingsaanpak voor contractmanagement.
• De wijze van kwaliteitsborging door de beheerder met ondersteunende documenten en/of processen.
• Het toetsproces en -kader voor contractmanagement.
• Een toelichting op frequente contractmanagement vraagstukken.

Ondersteunende documenten

De Werkwijzer contractmanagement HWBP gaat uit van kwaliteitsborging door de beheerder. En van minder diepgaande, dus meer risico gestuurde toetsing door het begeleidingsteams (BGT) van de programmadirectie. Voor de kwaliteitsborging (en voor meer uniformering) ontwikkelt de programmadirectie HWBP samen met de alliantie ondersteunende processen en documenten. Op dit moment zijn hiervoor de volgende documenten beschikbaar:

• Kwaliteitscriteria marktbenaderingsstrategie
• Kwaliteitscriteria inkoopplan
• Checklist voor aanbestedingsdocumenten
• Werking expertadviesteam contractmanagement 
• Handreiking prijsvorming twee-fasen-aanpak

In de nabije toekomst komen daar nog bij:

• Quickscan marktbenaderingsstrategie
• Afwegingskader voor de marktbenaderingsstrategie
• N.t.b.: in overleg met de alliantie wordt geïnventariseerd welke behoefte er is. Er kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de ontwikkeling van uniforme contractmodellen, modellen voor contractbeheersplannen, et cetera.