Subsidiabiliteit van de tendervergoeding (tenderkosten)

De handreiking Tenderkostenvergoeding is te raadplegen via deze link.

Het document geeft meer duidelijkheid over wanneer een tenderkostenvergoeding op zijn plaats is en geeft richtlijnen over de hoogte van de vergoeding. Waterschappen gebruiken het om een tenderkostenbeleid te maken en dus marktpartijen tegemoet te komen in aanbestedingskosten. Sommige aanbestedingen, zoals bij grote/complexe projecten, brengen namelijk relatief veel kosten met zich mee. Wanneer geen tendervergoeding wordt gegeven heeft dit een aantal negatieve effecten: er ontstaat afnemend animo om in te schrijven, creatie van een ongelijk speelveld met enkel nog grote partijen en een afnemende kwaliteit van toekomstige inschrijvingen.

Deze handreiking schrijft voor om enkel te vergoeden aan geldige inschrijvingen: er is daadwerkelijk een aanbieding ingediend, of als de aanbesteding is mislukt en dit niet te verwijten valt aan de inschrijver. Dit vormt dan ook het kader voor subsidiabiliteit van de tendervergoeding.

Wanneer een tenderkostenvergoeding?

Volgens de handreiking dient de vraag naar een tenderkostenvergoeding zich aan als ‘de gevraagde inzet van de ondernemer groter is ten opzichte van de omvang van de opdracht en de kans deze te winnen’. Proportionele tenderkosten komen in het algemeen niet voor vergoeding in aanmerking, omdat deze kosten bij het normale ondernemersrisico van een inschrijver horen. Als een tenderkostenvergoeding wel op zijn plaats is, zal vervolgens de hoogte daarvan bepaald moeten worden. De handreiking biedt een kader om op een meer gefundeerde, eenduidige en inzichtelijke wijze om te gaan met tenderkostenvergoedingen bij (deelname aan) aanbestedingen.

Uitgangspunten tenderkostenvergoeding

De belangrijkste uitgangspunten uit de handreiking tenderkostenvergoeding zijn:
-    Geen vergoeding bij uitvraag o.b.v. laagste prijs
-    Geen vergoeding bij reguliere aanbesteding;   Ook vergoeding als aanbesteding is mislukt (door exogeen risico), en dit is niet te verwijten aan de inschrijver.
-    Geen volledige vergoeding van gemaakte kosten: vergoeding na ratio van gevraagde investering, conform handreiking tenderkostenvergoeding van min. EZK.

Om deze vergoeding vanuit de subsidieregeling kunnen subsidiëren, is het noodzakelijk om het principe van voorcalculatie te volgen. Deze kosten moeten voorafgaand aan de fase duidelijk zijn. De kosten vallen onder ‘Engineeringskosten’, hiermee zijn ze ook herkenbaar en herleidbaar in de SSK-systematiek.

Afwegingskader

Verplicht	Sterk geadviseerd	Doorgaans niet
Er is sprake van exterme inspanning in het kader van de EMVI (BPKV) ER is sprake van uitvoering van een gedeelte van de geplaatste opdracht om de inschrijving te kunnen indienen	Er is sprake van een aanbesteding met aanzienlijke inspanning in het kader van de EMVI (BPKV) Er is sprake van een aanbesteding waarbij het maken van een (schets)ontwerp of berekening weliswaar geen expliciet onderdeel is van de opdracht , maar wel nodig voor een verantwoorde calculatie bij inschrijving Er is sprake van een aanbesteding met toepassing van gïntegreerde contractvorm voor uitvoering Er is sprake van een inspanning in een minder gangbare en langlopende en/of complexe aanbestedingsprocedure Er is sprake van een ingetrokken of mislukte aanbesteding	Er is sprake van een reguliere aanbesteding met een normale inspanning (bijvoorbeeld RAW) Er is sprake van toepassing van 'laagste prijs' Er is sprake van een aanbesteding met toepassing van traditionele contractvorm voor de uitvoering van de opdracht Er is sprake van de volgende specifieke situatie: ongeldige inschrijving vallend buiten de score of rangorde die in aanmerking komt bij openbare aanbesteding de winnaar

Vergoedingstabel

Grootte in euro's	EMVI-aanbesteding in %	UAV-CG en D&-C-aanbestedingen in %	BVP-aanbestedingen (boven 1 mln) in %
Van 0 tot 20.0000	1,5	2	nvt
Van 200.000 tot 500.000	1	1,6	nvt
Van 500.000 tot 1.000.000	0,6	1,2	nvt
Van 1.000.000 tot 2.000.000	0,4	0,8	1,5
Van 2.000.000 tot 5.000.000	0,3	0,6	1,2
Boven 5.000.000	0,3	0,6	0,9