PPI-methodiek voor HWBP-projecten

Basisprincipes van planningsmanagement

Door het maken van een betrouwbare projectplanning weet het projectteam welke activiteiten wanneer uitgevoerd moeten zijn. Als een activiteit langer of korter duurt dan verwacht, verschuift de eindmijlpaal mogelijk ook. Door de planning periodiek te actualiseren stelt het projectteam zichzelf in staat om bij te sturen. De actuele projectplanning geeft dus sturing aan het team zodat binnen de randvoorwaarde ‘tijd’ gebleven kan worden.

Een planning als houvast in sturing, communicatie en verantwoording

Daarnaast heeft een planning een voorspellende waarde wanneer een fase afgerond is. Deze voorspellende waarde is van belang in communicatie naar externe stakeholders, maar ook van belang voor het waterschap en de programmadirectie. Door betrouwbaar te zijn in de haalbaarheid van mijlpalen kunnen de benodigde middelen zoals kredietverstrekkingen, subsidiëring en capaciteit tijdig beschikbaar worden gesteld.

Ten slotte is de projectplanning een middel in de verantwoording van een project. Door afwijkingen in tijd inzichtelijk te maken in de planning helpt de planning om uit te leggen waarom het project wel of niet binnen de randvoorwaarden is gebleven. 

Verschillende manieren van plannen

5 tips gedurende een projectfase

  1. Zorg ervoor dat de projectteamleden zich er van bewust zijn welke activiteiten wanneer afgrond dienen te zijn.
  2. Actualiseer je deterministische planning met enige regelmaat. Kies een actualisatiecyclus die past in de rapportagecyclus van het waterschap en/of het HWBP, en die passend is  bij de complexiteit van en dynamiek in het project. In de verkenningsfase en planuitwerkingsfase is een actualisatie elk kwartaal mogelijk voldoende, tijdens de realisatiefase is een maandelijkse actualisatie vrij gebruikelijk.
  3. Durf de actualisatie ook aan te passen als er veel verandert in je project. Primair doel is dat projectteamleden weten welke activiteit wanneer moet plaatsvinden.
  4. Stel tenminste twee keer per jaar de probabilistische planning op. Zo blijf je zicht houden op de dominante risico’s op het gevolg tijd, en kun je nog bijsturen in de beheersing van deze risico’s indien noodzakelijk.
  5. Kijk nog eens terug naar de deterministische projectplanning ten tijde van de subsidieverstrekking. Bijvoorbeeld door deze als baseline zichtbaar te houden in de geactualiseerde planning. Ga het gesprek aan (bijvoorbeeld tussen projectteam waterschap en begeleidingsteam programmadirectie) waar je meer of minder tijd voor nodig hebt dan origineel gepland, of waar je activiteiten in een andere volgorde kunt/ gaat doen. Zo voorkom je verrassingen.