Kostentafels

Wat is een kostentafel?

Een kostentafel is een middel om de kostenramingen voor de realisatiefase te beoordelen op sober en doelmatigheid en marktconformiteit. Het is een maatregel in het kader van de interne kwaliteitsborging van de beheerder, waar de programmadirectie HWBP (PD) op steunt.

Uitgangspunt voor een aan een kostentafel voorgelegde raming is een sober en doelmatig ontwerp dat door de technisch adviseur binnen het BGT vanuit de PD positief is beoordeeld. Een kostentafel beoordeelt ook de doelmatigheid van de aanpak, de kostennota bij de voorgelegde kostenraming en het risicodossier. Regulier worden kostenramingen behorende bij de ontwerploops VO, DO en UO opgesteld en voorgelegd aan een kostentafel.

Een kostentafel is geen verplichting vanuit de financieringsregeling van het HWBP. Wel is het een goede bouwsteen bij de beoordeling van de inrichting van de interne kwaliteitsborging van het project.

Doel van een kostentafel

Een kostentafel draagt bij aan een efficiënt proces om te komen tot een navolgbare en bedrijfseconomische kostenraming waar alle betrokken partijen zich in kunnen vinden.

Indien de kostenadviseur vanuit de PD deelneemt aan de kostentafel biedt dit de PD de kans om efficiënt en tijdig aan te haken bij kostenontwikkelingen in het project. Zo kunnen adviezen aan de beheerder worden meegegeven en kan waar nodig benoemd worden indien zaken vanuit de subsidieregeling niet kunnen of bij de toetsing tot verschil van inzicht kunnen gaan leiden.

NB Ook als er geen kostentafel is, is tijdig aanhaken noodzakelijk, zowel proactief vanuit BGT als proactief vanuit de beheerder.

Voor de beheerder levert het tijdig aanhaken van de PD op dat verrassingen tijdens de toetsing zoveel als mogelijk worden voorkomen. De beheerder moet erop kunnen vertrouwen dat gedeelde beelden vanuit de PD gedurende het proces dat de kostentafel doorloopt tijdens de toetsing niet opnieuw ter discussie worden gesteld. Dit vraagt om een continue dialoog tussen beheerder en kostenadviseur/BGT over de verwachtingen over en weer, conform de werkwijze van de begeleidingsaanpak. Hoewel beoogd wordt verrassingen te voorkomen, gaat het niet zover dat de toezegging kan doen dat er ‘geen verrassingen tijdens de toetsing zullen zijn. Die toetsing vindt plaats op basis van het integrale dossier van de subsidie aanvraag.

Een kostentafel komt zo ten goede aan zowel de beheerder als de PD. Het vroegtijdig betrekken van de PD door het projectteam leidt tot het managen van de verwachtingen over en weer, waardoor verrassingen in het review- en toetsproces van de subsidieaanvraag worden geminimaliseerd.

Een kostentafel is een middel, adviseert het projectteam/IPM team waar het BGT op kan leunen, het is geen besluitvormingsorgaan in de relatie tussen beheerder/IPM en de PD/BGT.

Afspraken/randvoorwaarden voorafgaand aan start van een kostentafel

Voordat een kostentafel actief wordt, is het belangrijk om werkafspraken tussen het projectteam en het BGT over alle relevante zaken rondom de kostentafel vast te leggen, deze per casus voor akkoord aan het MT van de PD voor te leggen, en deze tot slot op directeurenniveau tussen beheerder en de PD te laten bekrachtigen. Dit laatste zou via het reguliere halfjaarlijkse directeurenoverleg kunnen.

Minimaal dient het volgende vastgelegd te worden, bijvoorbeeld in de vorm van een statuut:

• doel van de kostentafel;
• rollen en verantwoordelijkheden van deelnemers. Belangrijk te beseffen dat het advies van de verschillende kostenadviseurs gekleurd kan worden door de rol en verantwoordelijkheid van waaruit hij aan de kostentafel deelneemt, en dat dit vooraf transparant is.
• processen rondom de kostentafel, proces van aanleveren stukken aan kostentafel, reactietermijn kostentafel, reactie projectteam op opmerkingen/adviezen vanuit kostentafel, informeren van BGT door projectteam hierover.
• notulen van overleggen kostentafel, en delen hiervan (met wie).
• afbakening start- en eindmoment (wanneer wordt kostentafel ontbonden?).
• escalatiestappen. In geval van verschil van inzicht binnen de kostentafel ziet de PD het onderstaande proces voor zich. Het verschil van inzicht binnen kostentafel wordt in notulen /adviezen transparant gemaakt. De voorzitter van de kostentafel informeert het projectteam hierover, dat op haar beurt het BGT informeert. Daarnaast informeert de kostenadviseur PD eigenstandig het BGT. Dit kan de kostenadviseur PD ook doen als hij zich onvoldoende gehoord voelt in de kostentafel. De kostenadviseur PD informeert de voorzitter van de kostentafels over voorgenoemde acties. Het BGT zal bij ontvangst van dergelijke signalen vanuit de kostenadviseur PD contact opnemen met het projectteam.
• Afspraken over evaluatie.

Meer informatie

Wil je meer informatie over kostentafels? Bekijk dan memo ‘Uitgangspunten opzet en werking kostentafels bij HWBP projecten’ of neem contact op met Jeroen Vos via jeroen.vos2@rws.nl.