In de subsidieregeling HWBP is de grondslag voor subsidieverstrekking voor het versterken van primaire waterkeringen opgenomen. Om in aanmerking te komen voor subsidie, moet een waterschap een kostenraming aanleveren. Om personeelskosten te bepalen, gelden bepaalde uurtarieven.
Context Regeling capaciteitskosten
In de regeling (Deel A) staat bij de artikelen behorende bij de diverse projectfasen opgenomen dat de kosten voor voorbereiding, administratie en toezicht (hierna: VAT-kosten) subsidiabel zijn, mits ze zijn opgenomen in het plan van aanpak bij de subsidieaanvraag. In de raming van de VAT-kosten geldt dat de volgende zaken, indien van toepassing, zijn opgenomen:
- Inzet van mensen en middelen vanuit/ door de eigen organisatie (intern en inhuur).
- Ondersteuning door ingenieursbureaus.
- Contractvoorbereiding en –opstelling.
- Directie & Toezicht en/of contractbeheersing gedurende de realisatiefase.
- Onderzoeken, overige adviesdiensten en producten.
Deel B ‘Werkwijze bij het vaststellen van (niet) subsidiabele kosten’ is een nadere uitwerking van de Regeling en beschrijft welke kosten wel en niet voor subsidie in aanmerking komen.
Voor de spelregels die opgenomen staan in deel B, geldt dat dit standaarden zijn waarvan in bijzondere gevallen kan worden afgeweken. Uitgangspunt is in dat geval: ‘comply or explain’.
Indirecte kosten vanuit de organisatie, zoals lijnmanagement en stafdiensten, die alleen via opslagen zouden kunnen worden toegerekend aan het project, zijn in beginsel niet subsidiabel. Uitzondering hierop is de inzet van een programmabureau.
Besluit programmabestuur van het HWBP
Omdat de werkwijze vanuit deel B discussies opriep, heeft het programmabestuur van het Hoogwaterbeschermingsprogramma (HWBP) in december 2020 een besluit genomen over de subsidiabiliteit van uurtarieven van het waterschapspersoneel bij subsidieaanvragen van HWBP-projecten.
Besloten is dat per 1 januari 2022 de tarieven Handleiding Overheids Tarieven (HOT)+ van kracht zijn. Dat betekent dat het uurtarief uit de handleiding Overheids Tarieven wordt verhoogd met een opslag van 4 euro. Deze opslag is bedoeld om de kosten voor het aandeel van het lijnmanagement van de HWBP-projecten te kunnen dekken. De handleiding wordt jaarlijks geüpdatet en daarmee worden jaarlijks de tarieven geactualiseerd. Op de website van het HWBP staan de te gebruiken actuele tarieven opgenomen.
Met het besluit over deze uurtarieven is er geen ruimte meer om hier, via een explain mogelijkheid, van af te wijken.
Overige informatie interne tarieven
De uurtarieven in de Handleiding Overheidstarieven bestaan uit directe loonkosten en overhead. Directe loonkosten bestaan uit: bruto salaris, vakantie-uitkering, eindejaarsuitkering en alle door de werkgever te betalen premies voor sociale lasten.
Overhead betreft kosten voor o.a. huisvesting, kantoorautomatisering, administratie en facilitair. Uitgangspunt is dat de kosten voor opleidingen en teambuilding zijn opgenomen in de overheadtoeslag.
Voor 2024 geldt dat 1 fte interne medewerker gelijk staat aan 1364 productieve uren. Over de interne inzet (uren maal tarief) mag geen BTW worden berekend in de SSK-raming.
Bij het opstellen van capaciteitsramingen bij subsidieaanvragen wordt gewerkt naar een gestandaardiseerde rekenmethode, waarbij de benodigde FTE wordt vermenigvuldigd met de HOT-norm van productieve uren voor intern personeel. De rekenmethode ziet er dan als volgt uit:
Benodigde FTE x (HOT-norm productieve uren) x periode = geraamde uren x HOT-tarief = budget.
Actuele tarieven
De te gebruiken tarieven staan opgenomen in dit bestand.
Doorberekening uurtarieven en normstelling externe medewerkers
Kosten van externe medewerkers die deel uitmaken van het projectteam zijn subsidiabel. De kwaliteit (en daarmee het tarief) van de externe medewerkers moet passen bij de zwaarte van het project. Door het HWBP worden voor het inhuren van medewerkers geen maximum of vaste tarieven voorgesteld. Wel is het van belang dat de in te huren medewerkers op rechtmatige wijze en marktconform worden gecontracteerd (volgens Aanbestedingswet en Aanbestedingsbesluit Overheden) én voldoen aan de binnen het waterschap geldende inkoop- en/of aanbestedingsrichtlijnen.
Over de kosten van ingehuurde medewerkers (uren maal tarief) mag wel BTW worden berekend in de SSK-raming.
Voor het hanteren van een toeslag (bovenop het bij de beheerder in rekening gebrachte tarief) voor ingehuurde medewerkers, biedt de subsidieregeling géén grondslag. Mochten er specifieke bureaukosten worden gemaakt voor externen, dan kunnen die overeenkomstig de Regeling onder de algemene kosten onderbouwd worden opgevoerd in de kostenraming. Stafkosten en lijnmanagement zijn niet subsidiabel.
Voor externe capaciteit ligt de norm voor de te financieren uren per FTE per jaar tussen 1.512 en 1.680 uur. (gemiddeld 1.600 uur per jaar).
Meer weten over tarieven voor personeelskosten?
Neem contact op met de beheerser van je begeleidingsteam van de programmadirectie HWBP.